Czy biuro księgowe może w moim imieniu zaktualizować dane firmy?

Aktualizacja danych firmy nie jest trudna. Zajmuje jednak sporo czasu i miejsc, w których trzeba dokonać aktualizacji też jest kilka. Biuro księgowe, może okazać się pomocne w celu sprawnego przeprowadzenia tych zmian. Czy to w ogóle możliwe? Otóż odpowiedź na to pytanie nie jest wcale prosta.

Reprezentacja tak, ale przez kogo?

Opisana w polskim prawie instytucja upoważnienia tak naprawdę w tym przypadku będzie niewystarczająca, bo co do zasady upoważnić można osobę fizyczną, ale już nie osobę prawną. Najprościej byłoby więc upoważnić księgowego, wskazując go z imienia i nazwiska, co jest znów technicznie trudne, ponieważ niektóre biura księgowe zatrudniają nawet kilkudziesięciu pracowników i nie zawsze sprawami jednej firmy zajmują się ci sami ludzie.

W takim przypadku sprawa się komplikuje.

Jakie upoważnienie

Zgodnie z prawem pracownicy biura rachunkowego mogą reprezentować interesy przedsiębiorcy na przykład w czasie kontroli skarbowej, a więc wykonywać czynności w ramach pewnych określonych kategorii zadań. Taką formą reprezentacji jest również złożenie odpowiedniego formularza, natomiast istnienie takiej możliwości wynika z naczelnej zasady systemu prawnego „co nie jest zakazane, jest dozwolone”.
Byłoby nierozsądne, gdyby przedsiębiorca upoważnił biuro księgowe do działania w ramach zwykłego zarządu, bo są to bardzo szerokie kompetencje. Z kolei pełnomocnictwa szczególnego w celu samej tylko aktualizacji danych nie ma jak zawrzeć (forma musi być taka sama, jak dokonywanej czynności).

Technicznie rzecz biorąc najlepszą opcją jest tutaj upoważnienie pisemne konkretnego księgowego do jednorazowej zmiany danych firmy w określonych dokumentach i bazach instytucji.

Obejście problemu

Dobrym rozwiązaniem dla wielu firm jest nie tyle pokonanie problemu, ile jego obejście. Można po prostu poprosić pracownika biura rachunkowego o pomoc w wypełnieniu odpowiednich dokumentów. Jeśli bowiem chodzi o modyfikacje danych osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, to tutaj sprawa jest stosunkowo prosta.

Aktualizacji można dokonać bezpośrednio przez internet w CEIDG www.firma.gov.pl, wypełniając odpowiednie formularze. Przedsiębiorca musi po takiej aktualizacji, osobiście dokonać potwierdzenia w Urzędzie gminy.

Biuro księgowe czy osoba

Jest spora różnica między księgowym a biurem księgowym, przynajmniej zazwyczaj. Można udzielić pełnomocnictwa firmie, jeśli firma jest osobą fizyczną – w praktyce oznacza to, że pełnomocnikiem może być rzeczywista działalność jednoosobowa (ja, Kowalski, jestem jedynym księgowym w swoim biurze rachunkowym).

Jeśli chcesz, aby na przykład deklaracje podatkowe składał w Twoim imieniu księgowy pracujący w biurze będącym spółką, jego nazwisko należy wpisać w upoważnieniu – zawsze ta sama osoba, wymieniona konkretnie z nazwiska, będzie odpowiedzialna za złożenie Twoich dokumentów.

W praktyce oczywiście może wypełnić je ktoś inny, natomiast to ustalony pełnomocnik swoim podpisem oświadcza, że dokument jest wypełniony poprawnie i w razie jakichkolwiek problemów to właśnie księgowy będzie za nie odpowiedzialny, a nie osoba, która faktycznie wypełniła dokument.

To zresztą powszechny mechanizm – nawet jeśli zeznanie podatkowe za Ciebie wypełnia system komputerowy, to podpisujesz się pod nim osobiście i nikomu nie przyjdzie do głowy ścigać programu, tylko zawsze tego, kto dokument podpisał.
W przypadku zmiany danych firmy działa to tak samo: dokonuje się tego w określony sposób, ergo zastosowanie mają te same przepisy, co w przypadku składania „deklaracji” – to tylko różny typ formularza.

Więcej informacji w sprawie aktualizacji danych firmy uzyskacie Państwo dzwoniąc do nas: biuro księgowe Praga Południe – Rudiger Finance sp. z o.o. tel 22 300-00-62