Obowiązki Pracodawcy – 5 najważniejszych kwestii przy zatrudnieniu pracowników

Przepisy nakładają na pracodawcę wiele obowiązków wiążących się z rozpoczęciem pracy przez każdego pracownika. Co więcej, zasady te należy interpretować w odniesieniu do każdego pracownika indywidualnie, co oznacza, że wszystkie informacje mogą być przekazywane tylko i wyłącznie w kontekście jednej umowy, nawet jeśli w tym czasie zawartych zostało ich więcej.

1. Umowa i informacja

Obowiązkiem pracodawcy jest zawarcie umowy o pracę (w wybranym wariancie) z pracownikiem, a także przekazanie nowemu pracownikowi szeregu informacji, które dotyczą m.in. o normach czasu pracy czy zasadach przyznawania urlopu wypoczynkowego. Pracownik powinien dostać również regulamin, a jeśli takowy nie został stworzony, to uzupełniające informacje, w tym na przykład te, które dotyczą sposobu usprawiedliwiania nieobecności lub potwierdzania przybycia i obecności.

Warto podkreślić, że urlop wypoczynkowy wynosi 20 lub 26 dni, w zależności od stażu pracy pracownika. Pracownik, zobowiązany jest też do udokumentowania swojego stażu na podstawie świadectw pracy uzyskanych od poprzedniego pracodawcy oraz zdobytego wykształcenia. Dokumenty te są elementem Akt osobowych pracownika.

2. Badania lekarskie

Pracodawca ma obowiązek skierowania pracownika na badania lekarskie. Takie badania musi sfinansować pracodawca (omijają to na przykład niektórzy pracodawcy w branży gastronomicznej, jako wymóg formalny w rekrutacji podając posiadanie książeczki SANEPID-u, mimo że technicznie rzecz biorąc, powinni skierować pracownika na badania).

Zarówno badania wstępne, jak i okresowe powinny, w miarę możliwości technicznych i organizacyjnych danego zakładu, odbywać się w godzinach pracy, natomiast praktyka pokazuje, że jest z tym różnie.

3. BHP, PIP, SANEPID

Szkolenie BHP jest obowiązkowe dla wszystkich pracowników przyjmowanych do pracy i powinno zostać przeprowadzone przez osobę o odpowiednich kwalifikacjach, przy czym nie musi to być osoba zatrudniona przez pracodawcę – szkolenia może prowadzić współpracujący z nim podmiot. Często biuro księgowe współpracuje z uprawnionymi szkoleniowcami, których usługi może polecić.

Pracodawca dawniej miał też obowiązek przekazać pewne informacje do Inspekcji Pracy i właściwej jednostki SANEPID-u. Zgodnie z obecnym kształtem przepisów takiego obowiązku już nie ma, co jednak nie usuwa określonych uprawnień kontrolnych obu instytucji.

3. ZUS

Obowiązkiem pracodawcy jest dokonanie w ciągu 7 dni od daty zatrudnienia zgłoszenia pracownika do obowiązkowych ubezpieczeń. Do ZUS wysyła się (również elektronicznie) formularz ZUS ZUA. Kolejne obowiązki pracodawcy względem ZUS realizuje się z interwałem miesięcznym, pamiętając również o tym, że także pracownik ma prawo do otrzymania dokumentu potwierdzającego opłacanie za niego składek do ZUS.

Dokumentację rozliczeniową na formularzach ZUS DRA przekazuje się do ZUS w terminie do 15 dnia miesiąca, po którym trwało zatrudnienie.

4. Karta wynagrodzeń

To kolejny wymóg czysto formalny. Dla każdego pracownika należy prowadzić odrębny komplet dokumentów, który pozwoli zidentyfikować jego wynagrodzenie, ale również inne świadczenia związane z pracą. Choć nie jest to ten sam dokument, zwykle wspólnie z kartą wynagrodzeń przygotowuje się również karty przydziału sprzętu i odzieży roboczej, ekwiwalentów pieniężnych za użycie własnego sprzętu lub odzieży itd.

Biuro księgowe prowadzące kadry i płace, korzysta ze specjalistycznego oprogramowania, dzięki któremu dokonuje poprawnego rozliczenia wynagrodzenia i generowania kart wynagrodzeń.

5. Akta osobowe

Akta osobowe pracownika mogą być najobszerniejszym z dokumentów, jakie musi przygotować pracodawca. W trosce o własne bezpieczeństwo prawne to na pracodawcy powinien ciążyć obowiązek drobiazgowego ich prowadzenia, ponieważ zawartość akt osobowych ma znaczenie dowodowe i pozwala na skuteczną obronę przed nieuprawnionymi roszczeniami pracownika. Jest to jednak zagadnienie bardzo złożone i najlepiej powierzyć prowadzenie takiej dokumentacji specjalistom.

Podsumowanie

Tak naprawdę pracodawca ma dużo więcej obowiązków, co w dużej mierze tłumaczy popularność umów cywilno-prawnych. Mimo, że jest to spore obciążenie, pracodawca dzięki prawidłowo prowadzonej dokumentacji ma możliwość bieżącej kontroli nie tylko rentowności przedsiębiorstwa, ale również sytuacji kadrowej firmy, co może być pomocne w razie konieczności podejmowania decyzji związanych ze strategią przedsiębiorstwa.

Biuro księgowe doświadczone w rozliczeniach pracowników i mające w ofercie kadry i płace  może być dużym wsparciem w działaniu zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy.

Więcej informacji w sprawie rozliczenia wynagrodzeń i spełnienia obowiązków wynikających z Kodeksu Pracy uzyskacie Państwo dzwoniąc do nas: biuro księgowe Praga Południe – Rudiger Finance sp. z o.o. tel 22 300-00-62