Jednolity Plik Kontrolny w pigułce

Jednolity Plik Kontrolny to nowość dla średnich, małych i mikro firm. Najwięksi przedsiębiorcy już muszą tego rodzaju dokumenty generować. Od razu warto zaznaczyć, że JPK nie zastąpi żadnych dokumentów, tylko zwiększy ilość tych niezbędnych do wygenerowania. Wyjątkiem będzie tu wewnętrzna dokumentacja, z której na podstawie obecnych przepisów może wypaść PKPiR, ale już nie ewidencje na potrzeby VAT.

Nowe obowiązki od lipca

Terminarze. Największe firmy JPK do VAT generują już od lipca 2016. 1 stycznia 2017 to początek obowiązków w tym zakresie dla małych i średnich firm, natomiast od 1 stycznia 2018 – mikro przedsiębiorców.

JPK to w istocie cała struktura logiczna złożona z 7 zestawów dokumentów opisujących wszystkie ważne sfery działalności gospodarczej: ewidencje VAT, wyciągi bankowe, księgi rachunkowe, magazyn, faktury, PKPiR oraz pełną ewidencję przychodów.

JPK będą przekazywane albo co miesiąc (JPK_VAT), albo na wezwanie organu uprawnionego do kontroli. Domyślnie będą określone możliwe drogi komunikacji – czy transfer odbywał się będzie przez internet, czy dopuszczalne będą także nośniki trwałe (te ostatnie tylko w przypadku JPK dodatkowych).

Po co nam Jednolity Plik Kontrolny

JPK został wprowadzony przede wszystkim po to, aby usprawnić przebieg czynności kontrolnych i sprawdzających, które teraz będą mogły być w dużym stopniu zautomatyzowane. Dokumentacja elektroniczna jest łatwiejsza do przekazania i przechowania, stąd też przewiduje się obniżenie kosztów prowadzenia kontroli.

Istnieje szansa na to, że usystematyzowana struktura (JPK będą miały formę dokumentów XML) przyczyni się do ułatwień w wymianie danych między podmiotami. XML to format, który pozwoliłby na szybkie i automatyczne księgowanie faktur z różnych systemów księgowych, więc przydałby się nie tylko do sporządzania dokumentacji kontrolnej, ale także na etapie transakcji z kontrahentami.

Zasadniczo przekazania JPK przez internet będzie wymagało użycia podpisu kwalifikowanego. Klienci biur rachunkowych mogą jednak skorzystać z możliwości, jakie daje umowa powierzenia, co w praktyce oznacza, że dokumenty będą sygnowane podpisem biura.

Schemat działania JPK nie jest nowy. Podobne systemy, choć oczywiście ich działanie w szczegółach jest różne, funkcjonują między innymi w Austrii, Holandii, w Luksemburgu, Szwecji, Portugalii czy Wielkiej Brytanii.

JPK mogą być używane jako element dokumentacji wewnętrznej. Teoretycznie taka zmiana może uprościć prowadzenie archiwum firmowego w każdym przedsiębiorstwie, choć oczywiście wymaga pewnego przygotowania merytorycznego.

JPK będzie obowiązkowy w każdym przypadku, jeśli dokumentacja firmowa jest prowadzona elektronicznie, niezależnie od tego, czy odpowiada za to program pudełkowy, system online, czy dokumentacja jest prowadzona w arkuszu kalkulacyjnym. W dwóch pierwszych przypadkach jednak automatyczne generowanie JPK będzie zdecydowanie łatwiejsze (na razie jednak nie wszystkie programy udostępniają taką funkcjonalność).

Konieczność generowania JPK nie wiąże się bezpośrednio z żadnymi innymi zmianami w przepisach dotyczących dokumentacji. Każdy zestaw dokumentów jest opisywany niezależnie w aktach normatywnych. Możliwość przygotowania JPK w danej strukturze nie oznacza możliwości rezygnacji z tworzenia innych dokumentów, jeśli przepisy nie mówią tego wprost.